伝えたつもりでは伝わらない。伝わる伝え方とは?

アイキャッチ 伝えると伝わるのちがい
ヒース
はじめましての方も、いつもの方も来てくれてありがとう。ヒース(@heath_blog)です。

 

「ちゃんと伝えたはずなのに……」「指示通りにやったはずなのに……」

この記事はそんなトラブルを経験した人を対象にしています。

 

ここでは、『伝える』と『伝わる』のちがいについて説明をします。

伝えると伝わるはたった1文字の差ですが、そのちがいは相当大きいです。

 

「伝えたはずなのに……」

 

部下を持つ上司。恋人同士。親子。先生と生徒。

いろいろな関係がありますが、伝えたはずなのにまるで伝わっていない経験ってありますか?

これは困りますよね。

 

なぜそのようなことが起こるのか?

それは相手に伝わったかどうかを確認しないことに原因がなります。

 

『伝える』と『伝わる』は同じようでいて、その実まったく別の意味を持つ言葉なのです。

 

伝えると伝わるのちがい

伝えるとはどういうことなのか?

伝わるとはどういう状態なのか?

どうすれば伝わるのか? 伝わる伝え方とは

 

伝えるとはどういうことなのか?

 

まずはじめに『伝える』から説明します。

これは文字通り、あなたが誰かに何かを伝えるということです。

 

上司(あなた)から部下であれば、以下のやりとりがあったとします。

 

あなた「来週までにこの資料を完成させておいて」

部下 「わかりました」

 

このやりとりであなた(上司)から部下へちゃんと意図が伝わっているでしょうか?

 

いいえ、伝わっていません。

「わかった」と言っているのにどうして伝わっていないのでしょうか?

 

まず、部下はあなたの指示を受けて、資料をどのように完成させていいかの指針がありません。

完成させてほしいと言われているので、とりあえず作りはじめることでしょう。このままだと出来が心配ですね。

 

そして、致命的なのは「来週まで」という部分。

具体的にいつまでに完成させなければいけないのかが、とてもフワッとしています。

あなたと部下とのやりとりが月曜の出来事なのであれば、来週までだと来週の月曜っぽい気がしますよね。丸々1週間ありますし。

「今週中に仕上げてほしい」というあなたの指示の意図が見え隠れしていますよね。

 

でも、”来週”と言ってしまうと、翌週の金曜日までが”来週”の範疇になってしまいます。あなたが月曜日までと思っていたら、実に4日もの差があります。

しかもあなたは同じ月曜日でも、朝イチの提出を期待していることでしょう。丸々1週間ありますからね。

”来週まで”という期限には言葉の裏に今週中――つまり金曜までには完成しているという期待が含まれています。

月曜日の朝イチには自分のところに提出されてくるはずだ。そう思っても仕方ないですよね?

 

もちろん、あなたがちゃんと部下に対して「この資料を今週中に完成させて、来週月曜日の朝イチに提出するように」と言っていればですけど。

言っていませんよね? 言っていないことは伝わりません。

 

あなたが月曜の定時まで待っても部下が資料を持ってこなければ、あなたは部下のことを叱責してしまうかもしれません。「月曜までに完成させろと言っただろう!」とかね。

繰り返しますが、言っていません。なにも伝わっていません。

 

あなたは『伝えたつもり』なだけなのです。

 

「来週までにこの資料を完成させておいて」「わかりました」

このやり取りには他にも罠が潜んでいます。おわかりでしょうか?

 

伝わるとはどういう状態なのか?

 

「来週までにこの資料を完成させておいて」「わかりました」

では、どこに問題があるのか?

 

期限の話はもうしました。なので別の部分です。

この資料を――ここは大丈夫です。

会話文だけだと「この資料」がどの資料を指しているかがわからないと思うかもしれません。ですがそこは問題ではありません。実際に会話のようなやりとりをする場合は、「この資料」を示しながら指示をするのでそこに齟齬は出ないでしょう。

 

問題があるのは「完成させておいて」の部分です。

 

なにが問題なのかわからない?

……本当にわかりませんか?

 

これは簡単です。

完成の状態が定義されていません。

 

部下が何らかのデータをまとめて資料を作成したら完成なのか。あなたが確認してOKを出せば完成なのか。それとも、資料を作った上で必要部数を印刷したら完成なのか。

完成という状態に関しても、きちんと決めておいてあげないといけません。

 

「来週の月曜日の会議に使うから、この資料を今週中に作っておいてほしい。事前に確認しておきたいから、今週金曜日の午前中に一度私に提出してくれないか?」

 

ここまで言えば伝わりそうですよね。実際伝わると思います。

期限も目的も、完成の状態(あなたの確認)も伝えています。

これで、無事に来週の会議に資料が用意できそうです。

 

……と思いました? 思いましたよね?

 

惜しい!

 

実際にこれでも大丈夫な場合が多いですが、あと一歩踏み込んでください。

その一歩で伝わります。

 

どうすれば伝わるのか? 伝わる伝え方とは

 

「来週の月曜日の会議に使うから、この資料を今週中に作っておいてほしい。事前に確認しておきたいから、今週金曜日の定時までに一度俺に提出してくれないか?」

あなたが部下に指示を出しました。具体的でいいですね。

 

では、あなたの指示に対して部下は「わかりました」と返事をしました。

あなたは満足して、資料の完成を待つのですが……

 

もうおわかりですよね?

そうです。部下の返事に気をつけてください。

部下は『わかったつもり』かもしれません。たとえあなたの指示がどれだけ具体的であろうとも!

 

「来週の月曜日の会議で使うから、この資料を今週中に作っておいてほしい。事前に確認しておきたいから、今週金曜日の午前中に一度私に提出してくれないか?」

とあなたが言った際に部下が「わかりました」と返事をしたら、ひとつ確認を入れるようにしてください。

 

「念の為、キミがやることを復唱してくれないか?」

 

これでOKです。

部下が自分がやるべきこと――つまり、あなたがやってもらいたいことをちゃんと理解しているかを言語化させて確認してください。

部下の復唱があなたの指示通りになっている――それがつまり『伝わった』という状態なのです。

あなたの指示がいくら具体的でも、それではあくまで『伝えた』に過ぎないのです。

あなたと相手に双方向の理解があってはじめて『伝わった』になるのです。

 

「来週の月曜日の会議で使うから、この資料を今週中に作っておいてほしい。事前に確認しておきたいから、今週金曜日の午前中に一度私に提出してくれないか?」
「わかりました」
「念の為、キミがやることを復唱してくれないか?」
「はい。来週の月曜日に会議で使う資料を今週金曜の午前中までに作成し、(あなた)さんに事前に確認して頂いて資料を完成させることです」
「よろしく頼むよ」

 

部下も自分に期待されていることをしっかりと理解していますので、納得して仕事に取り掛かってくれます。

ここがうまくいくのといかないのとでは最終的なアウトプットの質にも大きな差が出てしまうでしょう。

ちゃんと相手に伝わるように、意識して伝えるようにしてください。

 

伝えると伝わるのちがいのまとめ

 

あなたの指示はちゃんと部下に伝わりましたね。

あなたの部下はあなたの求める期限までに資料をしっかりと完成させ、あなたは無事に会議で資料を使うことができました。

 

これが『伝える』と『伝わる』のちがいとなります。

たった1文字の差で、もしかしたらあなたは大恥をかいていたかもしれないのです。

省略せずに、相手が自分のやることを理解できるように伝えましょう。

そうすれば、しっかりと伝わります。

 

上司部下の関係に限らず、先生と生徒、親と子、夫と妻、彼と彼女にも通じます。

ちゃんと伝わるように伝えなければなにも伝わっていないかもしれません。

以心伝心で伝わるならそれに越したことはありません。ですが基本的にはやめておきましょう。ちゃんと双方向で伝わるように伝えてください。

 

自分ではなにも言わなくてもちゃんと相手に伝わっている、という考えは妄想です。いえ盲信です。

 

言葉にしなくても伝わることもあるかもしれませんが、ちゃんと言葉にして伝えましょう。

そして、伝わっているかどうかを確認しましょう。

双方向の理解を意識してください。

 

今回の記事で、ちゃんと『伝える』と『伝わる』のちがいがあなたに伝わったでしょうか?

 

ヒース
今回も最後までお読みいただきありがとうございます。



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